Cómo hacer un inventario

Si has accedido a este post, puede que busques respuestas a esta pregunta: ¿cómo hacer un inventario en condiciones? Aunque en muchas ocasiones tanto empresarios como empleados tienden a subestimar o posponer este registro, por tedioso que sea, mantener un control adecuado del inventario de forma periódica resulta realmente significativo.

Tal y como estás leyendo, este hecho conllevará una serie de ventajas para tus negocios. Por medio de esta información, serás capaz de planificar tanto las áreas de abastecimiento como la logística de distribución. A medida que explores este tema en mayor detalle, también podrás entender mejor qué es el inventario cíclico y qué es el stock cero, dos estrategias de gran relevancia en el contexto empresarial.

¿Qué es y para qué sirve un inventario?

En términos simples, un inventario es un registro en el que las empresas organizan, detallan y evalúan las mercancías que tienen almacenadas. Por lo general, se emplea para registrar las materias primas, cantidades y características de los materiales destinados a ser utilizados, los cuales puede ser categorizados en función de su naturaleza (como materias primas, suministros de fábrica, productos procesados, entre otros) y su frecuencia (anual, periódica, rotativa o permanente).

Además de este registro, resulta crucial estar familiarizado con estrategias que permitan optimizar al máximo el espacio disponible. Por ejemplo, se pueden considerar los métodos de ubicación de los productos de un almacén. Estas prácticas serán beneficiosas para agilizar las labores de los operarios.

¿Cómo hacer un inventario a mano?

Para aquellos que opten por el método tradicional, boli, papel y calculadora al lado, la respuesta a cómo hacer un inventario a mano es más sencilla de lo que se esperan. ¡Veamos los pasos que tendrías que seguir para conseguirlo!

• Antes de comenzar, asegúrate de tener todos los materiales a mano, bien sean un cuaderno, bolígrafos, calculadora u cualquier otra herramienta que facilite el proceso. Planifica el tiempo que te va a llevar el inventario y elige un momento en el que no tengas interrupciones.
• Clasifica los elementos que deseas inventariar en diferentes categorías. Para ello, puedes crear una tabla en la que vayas incorporando la información.
• Organiza el método para contabilizar la mercancía. Comienza por una categoría y realiza un recuento físico de cada artículo en esta categoría.
• Registra cada artículo y su cantidad en tu hoja de inventario manual. Acuérdate de ser preciso y ordenado en tus anotaciones.
• Por último, realiza el conteo y anota todos los resultados. Si es necesario, usa la calculadora para evitar errores comunes.

¿Cómo hacer un inventario en Excel?

Si la empresa evoluciona y crece con el paso del tiempo, se llega a la conclusión que el método manual es demasiado laborioso y lento, por eso la mejor manera es optar por otro tipo de herramienta digital, como Excel. Pero, ¿cómo se hace un inventario en Excel si eres principiante en este terreno? ¡No te preocupes! Paso a paso es más fácil de lo que uno se piensa:

• Abre Microsoft Excel y crea un nuevo libro o usa uno existente para tu inventario. Etiqueta las hojas con nombres relevantes, como “inventario” y “resumen”, si es necesario.
• Crea columnas con encabezados que definan la información que deseas registrar. Por lo general, lo habitual es incluir “el nombre del producto”, “descripción”, “cantidad”, “precio unitario”, etc.
• Ahora, empieza a ingresar los datos de tus productos en las filas correspondientes. Agrega toda la información que necesitas en cada columna. 
• Utiliza fórmulas para agilizar los cálculos automáticamente. Por ejemplo, si quieres calcular el total de las cantidades puedes usar la fórmula “= SUMA (B2:B100)”, en el caso de que las cantidades se encuentren en la columna B.
• Además, puedes emplear las opciones de filtros y ordenación para organizar y visualizar tus datos de manera conveniente. Esto te ayudará a encontrar la información específica más rápido.
• Para acabar, en la hoja “resumen” (o en una nueva hoja), crea un resumen de tu inventario. Asimismo, acuérdate de realizar copias de seguridad regulares de este archivo para evitar perder información valiosa en caso de problemas técnicos.

Las mejores aplicaciones para hacer inventarios

Afortunadamente, con el auge de las nuevas tecnologías, existen un gran número de aplicaciones para hacer inventarios, disponibles para iOS y Android como estas que te mostramos a continuación:

• Stock e Inventario en línea ( apto para Android)
• Control de inventario (apto para iOS)
• Zoho Inventory Management App (apto para iOS)
• Stock e Inventario Simple (apto para Android)

La mayor ventaja de estas aplicaciones radica en la posibilidad de llevar a cabo diversos tipos de inventario directamente desde tu ordenador, tablet o smartphone, lo que añade una comodidad significativa a la hora de efectuar estos registros. A todo ello, también ayudan a simplificar el proceso y contribuyen a generar un inventario en un lapso más corto que el método convencional.

Organizando recursos: Cómo hacer un inventario de material

Cuando una empresa se ve en la necesidad de realizar un inventario de sus recursos materiales con el objetivo de obtener una visión precisa de sus existencias, resulta imprescindible saber cómo hacer un inventario material. Para facilitar este proceso, aquí te dejamos algunas indicaciones eficaces:

• Establece un propósito y alcance. Es decir, define por qué estás realizando el inventario y cuáles son tus objetivos.
• Selecciona una metodología. Puede ser de forma manual, utilizando hojas de cálculo o haciendo uso de un software especializado. La elección depende de la cantidad de elementos a inventariar y de la precisión que necesitas.
• Clasifica los elementos. Si estás realizando, por ejemplo, un inventario en una empresa, podrías agruparlos por categorías como equipo de oficina, suministros, productos terminados…
• Asigna identificadores únicos. Con la intención de identificar y visualizar mejor cada elemento del inventario, asigna códigos, etiquetas o números de serie únicos.
• Registra todos los detalles importantes. Ten en cuenta que cuanta más información agregues, más útil será el inventario.
• Actualiza regularmente. Recuerda actualizar el inventario cada cierto tiempo, puesto que puede que haya cambios en las adquisiciones, ventas, deterioro o pérdidas de los materiales. Esto asegura que siempre tengas una imagen precisa de todos tus recursos.

Inventario de un almacén: Pasos y mejores prácticas

Ahora bien, si el objetivo es realizar el inventario de un almacén y registrar la cantidad de existencias que se tiene en el stock, estos son los pasos que hay que seguir, ¡toma nota!

1. Planifica la recurrencia. Lo primero de todo, considera el tiempo que necesitas para hacer el inventario del almacén en función de la actividad y la cantidad de existencias que exista.
2. Organiza la mercancía. Clasifica el inventario según el tipo de producto y material, teniendo en cuenta para qué se van a destinar y donde se van a alojar en el almacén.
3. Revisa el sistema de control de la mercancía
4. Realiza copias de seguridad del inventario recolectado. Si estás llevando a cabo el inventario de forma digital, es crucial efectuar copias de seguridad para garantizar la posibilidad de recuperar la información en caso de enfrentar problemas informáticos.
5. Realiza un análisis de los datos. Este último paso reviste una gran importancia, ya que una vez hayas completado el inventario en su totalidad, es fundamental examinar minuciosamente la información recopilada. Estos datos pueden ofrecerte una visión clara sobre las materias primas requeridas, permitiéndote también identificar aquellas que podrían ser prescindibles.

La clave del éxito en la gestión de inventarios

Tras orientarte por diversos métodos a las que se pueden optar a la hora de realizar inventarios, es natural que surjan preguntas como: ¿realmente resulta efectivo realizar un inventario? ¿Vale la pena la inversión de tiempo? Y la respuesta clara es: sí. La gestión de inventarios es un aspecto de vital importancia para el éxito de cualquier empresa o entidad que maneje recursos materiales.

La clave para lograr una buena gestión de inventario es encontrar el equilibrio perfecto entre la disponibilidad de productos y la inversión en existencias, asegurando de esta forma que los recursos estén disponibles cuando se necesiten sin incurrir en costes excesivos.

Desde Esnova, esperamos que estas pautas para saber cómo hacer un inventario te sean de gran ayuda y simplifiquen esta ardua tarea. Además, si quieres ir un paso más allá y deseas iniciar una optimización precisa de tu almacén, nuestra empresa ofrece un software de gestión de almacén que es fácil de usar y bastante intuitivo. Esto te permitirá administrar el inventario de manera eficiente y rentable. ¿Quieres saber más información? No dudes en comunicarte con nosotros; con mucho gusto te proporcionaremos todos los detalles que necesitas saber sobre esta opción.