Inventario cíclico: eficacia y máximo control en el registro de existencias

La gestión del inventario de productos es una parte fundamental en la planificación del almacén. De ello dependerá la productividad, la rentabilidad y el servicio final ofrecido al cliente. El recuento de inventario se realiza para conocer qué existencias tenemos, cuáles se han vendido más o menos, si hay errores en las referencias, y un largo etcétera. Para tener la seguridad y un máximo control de las existencias lo más habitual es realizar un recuento periódico. Hoy, hablaremos del inventario cíclico  uno de los sistemas más utilizados y eficientes para la gestión de los productos.

¿En qué consiste un inventario cíclico?

  Como su nombre nos indica el inventario cíclico también llamado inventario rotativo, se realiza de forma continua varias veces al año. La planificación del mismo dependerá de la propia empresa y la mercancía, pero puede realizarse de forma mensual, bimensual, trimestral o semestral. También existe la opción de efectuar controles de inventario más estrictos, de manera semanal para mercancías o productos de alto valor para la empresa. Este método está destinado a mejorar la exactitud y fiabilidad del control del inventario. Si el conteo cíclico se realiza de forma correcta, es muy posible que alcancemos una exactitud en los registros de existencias de un 95%, un método muy eficaz para combatir el inventario fantasma.

¿Cuál es su objetivo? ¿Su finalidad?

El objetivo principal de este sistema cíclico, no es únicamente el de verificar el estado y la cantidad de existencias reales de nuestro almacén, sino detectar errores, fallos o defectos que encontremos en los productos para posteriormente identificar las causas. Con ello podremos corregir y atajar estos problemas de forma eficiente para que no vuelvan a producirse. Así nos encontraremos en una evolución continua dentro del almacén, aprendiendo de cada error y mejorando de cara al próximo recuento basado en datos actualizados y reales.

¿Cómo hacer un inventario cíclico?

Existen diferentes métodos para llevar a cabo un inventario cíclico y dependen totalmente de la clasificación de las referencias y las frecuencias de conteo. En primer lugar hablaríamos de la clasificación aleatoria, un método sencillo para almacenes que no cuentan con un software de gestión muy avanzado. También encontramos la clasificación por categorías (tipo de artículo, fabricante, peso, etc.) o la clasificación por zonas, para almacenes que no cambian su ubicación de forma habitual. Aunque el método más utilizado para realizar un efectivo conteo cíclico es el basado en la clasificación ABC. Con este método las referencias se catalogan según su valor de inventario o su frecuencia de uso; A, B y C. Las de categoría A se contarán con mayor frecuencia (semanal), los de categoría B con una frecuencia menor, (trimestral o semestral) y por último, las de categoría C, 2 veces al año. Para llevarlo a cabo la clasificación debemos contar con un software con módulos de control de inventario, o un sistema WMS especializado que nos ayudará a clasificar referencias, organizar los ciclos de registro y permitir a los trabajadores validar y corregir los datos de existencias dentro del sistema.

Ventajas y desventajas del sistema cíclico

Las ventajas de este sistema son muy variadas y ayudan a mejorar la funcionalidad y productividad del almacén.

• Mayor exactitud en el control de inventarios. Al realizar este tipo de control de inventario en periodos más cortos, el conocimiento de nuestras existencias de almacén es casi total a diferencia de un registro anual.
• Mayor productividad y rentabilidad. Al reducir los errores y controlar incidencias en la mercancía, la productividad aumentará, y con ello la rentabilidad de nuestro almacén evitando errores que en ocasiones suponen pérdidas importantes.
• Reducción de errores en la gestión del almacén. Si existen productos dañados, falta de existencias, productos caducados, etc., su detección será más rápida y se identificará a tiempo para atajar el problema.
• Mejoramos la decisión de compra. Al tener un amplio conocimiento de las existencias y de las ventas, las compras que realizamos para el almacén serán exactas y fiables.
• Mejor servicio ofrecido. Contar con una fiabilidad mayor en el control de las existencias se traducirá finalmente en una mejora en el servicio al cliente.

¿Un inconveniente? Los recursos añadidos que debemos sumar -tiempo, esfuerzo y trabajadores- para llevar a cabo el inventario cíclico aumentarán debido al incremento de los registros.