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La notificación de prueba de entrega electrónica (PEE) ha surgido como respuesta a la creciente demanda de entregas más rápidas y eficientes, impulsada por la necesidad de satisfacer las expectativas de los clientes. A medida que la velocidad en las entregas se convierte en una prioridad, los sistemas tradicionales basados en papel están quedando obsoletos, dando paso a soluciones digitales que optimizan el control y la gestión de la información.
En publicaciones anteriores hemos explicado conceptos como el albarán de entrega, el rol del proveedor de última milla o qué es la última milla logística, en esta ocasión abordaremos cómo funciona la prueba de entrega electrónica (PEE) y los beneficios que aporta en el proceso logístico.
Indice de contenidos
¿En qué consiste la notificación de prueba de entrega electrónica (PEE)?
La Prueba de Entrega Electrónica (PEE) es un sistema innovador que permite constatar la existencia y el cumplimiento de una entrega de manera eficiente y precisa. Con la PEE, se puede registrar información crucial como la hora, la dirección de entrega, el nombre y la firma del destinatario que ha aceptado el envío. Además, en este justificante digital queda reflejado la cantidad total de productos recibidos y sus características específicas.
En esencia, la notificación pee trasciende el papel de un simple registro. Se trata de una herramienta clave en la gestión logística que facilita la supervisión y evaluación del desempeño de los proveedores de entrega. En última instancia, esta prueba actúa como una confirmación oficial de que la entrega ha sido completada satisfactoriamente.
¿Qué significa POD en transporte?
En el ámbito del transporte, POD significa Proof of Delivery (Prueba de Entrega). Es un documento o confirmación que se utiliza para certificar que un envío ha sido entregado al destinatario.
El POD puede ser en formato físico, como una firma en un albarán de entrega, o en formato electrónico, como una confirmación digital que el destinatario recibe al completar la entrega.
Diferencias entre POD tradicional y la prueba de entrega electrónica
La principal diferencia entre la PEE y el acuse de recibo tradicional radica en la digitalización del proceso. Mientras que en el acuse de recibo tradicional la firma se rubrica en un documento físico, en la PEE se realiza de manera electrónica mediante un dispositivo como un smartphone. En este sentido, es importante mencionar las ventajas de la digitalización:
- Sincronización inmediata: la información se actualiza en tiempo real entre proveedor y cliente.
- Acceso rápido: el remitente puede consultar el Proof of Delivery mucho antes que con el acuse de recibo tradicional.
- Eliminación de costes: ya no son necesarios los costosos trabajos de archivo y custodia de documentos físicos.
¿Cómo funciona la prueba de entrega electrónica (PEE)?
Para resumir este proceso lo vamos a dividir en tres fases:
Captura de datos
El proceso de prueba de entrega electrónica (PEE) comienza con la captura de datos esenciales. Se debe importar toda la información necesaria al sistema, incluyendo el ID del pedido, número de seguimiento, descripción del pedido, dirección de entrega, nombres del remitente y destinatario, y precio. Esta información se sincroniza con los dispositivos móviles de los repartidores, ya sea una PDA o una aplicación de smartphone.
Proceso de firma electrónica
Cuando el transportista llega al destino, finaliza la entrega mediante la firma electrónica del destinatario. Este proceso se realiza generalmente a través de una aplicación instalada en la tableta o móvil del repartidor.
Como dato importante, cabe destacar, que desde el 1 de julio de 2016, las firmas electrónicas son legalmente reconocidas y tienen el mismo valor jurídico que una firma manuscrita.
Además de la firma, la mayoría de los dispositivos con PEE permiten tomar una foto del paquete como prueba gráfica de su estado al momento de la entrega. En caso de accidente o daño, este documento estratégico facilita la gestión de las reclamaciones de los clientes.
Sincronización y transmisión de información
Una vez completada la entrega, el sistema PEE genera automáticamente una notificación para el destinatario y el remitente, confirmando el éxito de la entrega. Los datos recopilados se transfieren instantáneamente a una plataforma central accesible para todas las partes interesadas.
Si por algún casual surgen imprevistos o anomalías en una ruta, el coordinador recibe notificaciones en tiempo real por email o SMS, lo que facilita la rápida reorganización de los envíos.
Ventajas de implementar la prueba de entrega electrónica en tu negocio
El uso de la prueba de entrega electrónica ofrece una gran cantidad de beneficios. Entre los que se destacan:
- Incremento de la productividad: al digitalizar el proceso de confirmación de entrega, es más fácil eliminar tareas administrativas repetitivas y ahorrar tiempo valioso. La información se registra de manera instantánea, permitiendo que el equipo administrativo la reciba y procese en tiempo real. Esto no solo agiliza el proceso de entrega, sino que también mejora la trazabilidad de los envíos.
- Mejora en la satisfacción del cliente: al proporcionar información confiable y actualizada sobre cada entrega, se mejora la transparencia y la comunicación con sus clientes.
- Reducción de errores: la PEE también le ayuda a mejorar la precisión en sus entregas. Con tecnologías como la geolocalización y la captura de firmas electrónicas, es posible verificar de manera más efectiva la ubicación y el momento de la entrega. Esto reduce los costes asociados con devoluciones, reenvíos y reclamaciones de clientes
- Sostenibilidad ambiental: al eliminar la necesidad de documentación en papel, se minimiza el consumo de este recurso. Además, al permitir que los documentos se firmen de forma remota y electrónica, se eliminan desplazamientos innecesarios, lo que resulta en una reducción directa de las emisiones de carbono.