Guía para automatizar un almacén

La gestión eficiente del stock de un almacén es una tarea clave para cualquier empresa y está directamente relacionada con la rentabilidad del negocio. Una buena gestión puede suponer importantes beneficios para la empresa como: evitar e desabastecimiento, la reducción del corte por unidad o la completa atención a la demanda de productos. La gestión correcta de un almacén abarca todas las operaciones que regulan el flujo de productos en una empresa, garantizando que los costes derivados de mantenimiento de inventarios sean mínimos sin interferir en el servicio que se le da al cliente.

Las políticas de funcionamiento de un almacén engloban tareas como la asignación de ubicaciones, la trazabilidad del inventario o los métodos de gestión de existencias (como FIFO o LIFO), entre otras.  ¡Veámoslo en profundidad!

La organización de un almacén, un elemento clave

La organización de un almacén es un elemento fundamental en la gestión de la logística de una compañía. Un almacén estructurado ahorra tiempo y dinero, debido a que consigue aumentar la eficiencia de la empresa. Por este motivo, es esencial delimitar las zonas dentro del almacén y contar con las herramientas adecuadas para lograr una mayor seguridad y evitar errores en la gestión de stocks.

A su vez, en muchas ocasiones, se nos plantea el problema de tener que ordenar nuestro almacén, sin contar entre nuestro capital humano con profesionales formados o especializados en la optimización de este tipo de superficies. Para ello, es fundamental que podamos apoyarnos de gestión de almacenes que nos permitan optimizar la gestión del stock de forma sencilla e intuitiva.

Problemas a los que se enfrenta un almacén no automatizado

Los problemas que se presentan en un almacén desorganizado y no automatizado pueden llegar a ser muy numerosos, como por ejemplo:

• Pérdida de tiempo al buscar un determinado artículo, ya que si el almacén no está organizado podemos tardar mucho en encontrar la mercancía.
• Falta de clasificación de los artículos, al no saber el lugar exacto que corresponde a cada producto, colocándose en cualquier lugar los nuevos que entran en el almacén.
• Realización de pedidos innecesarios, ya que al no encontrar la mercancía que estábamos buscando lo volvemos a pedir de nuevo.
• Artículos caducados y obsoletos almacenados que ocupan espacio y no sirven ya para nada.
• Desconocimiento de los artículos que tenemos en stock y las cantidades exactas de estos.
• Realización de inventarios constantes debido al descontrol que tenemos sobre el almacén, ya que no administramos de forma correcta la entrada y la salida de los productos.
• Gestión incorrecta de reaprovisionamientos y reservas, ya que al no manejar el stock de manera óptima, tampoco se gestionan las cantidades máximas y mínimas de producto, por lo que no se puede anticipar una posible rotura de stock.

¿El resultado de una mala gestión del almacén? Pérdida de tiempo y dinero.

Cómo gestionar el almacén de forma correcta

Llevando a cabo una serie de acciones podremos solventar todos los problemas que acabamos de comentar anteriormente.

1. Organizar, clasificar y etiquetar

• Identificar todas las ubicaciones posibles para los productos y fijar un sistema de coordenadas.
• Etiquetar correctamente todas las ubicaciones a la vez que se crean las coordenadas.
• Utilizar la lógica para ubicar los productos dentro del almacén, agrupando los artículos por familia, tamaño, frecuencia de salida, etc.
• Establecer una ubicación para los paquetes reservados, de esta forma no habrá que esperar hasta el último momento para preparar los pedidos.

2. Utilizar un sistema SGA

Una vez ordenado de forma física nuestro almacén, podemos apoyarnos en un sistema de gestión de almacenes, que nos ayude a llevar a cabo esta tarea de manera eficaz para alcanzar nuestro objetivo. Para ello habrá que:

• Crear los datos. Codificando de forma lógica familias, subfamilias y artículos; vinculando artículos con familias, ubicaciones, etc.; definir tipos de artículos, reglas de reaprovisionamiento (mínimos y máximos) y tipos de reaprovisionamiento; asociar documentación a cada artículo, etc.
• Utilizar el SGA cada vez que hay un movimiento como entradas y salidas, devoluciones, inventarios preparados y espontáneos, cambios de ubicación, etc.

3. Analizar los datos

Una vez que ya tenemos los datos en el sistema, la solución de automatización de almacenes nos va a permitir:

• Mejorar la visibilidad de las reservas en intervenciones y de las alertas de reaprovisionamientos.
• Consultar la cartografía de cada artículo al saber cuántos pedidos tiene.
• Gestionar las solicitudes, compras, albaranes, etc.
• Obtener estadísticas de cada artículo, como número de salidas, inventarios, consumos, roturas de stock…

¿Necesitas más información?

Un almacén automático, la solución ideal

El apoyo que la tecnología proporciona a cualquier empresa en la gestión de su almacén es esencial. Gracias a las nuevas y diversas soluciones tecnológicas podremos automatizar nuestro almacén y, de esta forma, evitar todos los problemas de gestión. El uso de un software para almacenes nos permite:

• Automatizar todo tipo de tareas.
• Reducir los tiempos de ejecución de cada tarea.
• Seguir el recorrido que hacen los productos a lo largo de la cadena de suministro. De esta forma es posible optimizar las rutas y hacer un uso eficiente de los recursos.
• Disponer de toda la información sobre la situación del almacén en tiempo real, para de esta forma poder tomar decisiones instantáneas, siendo más competitivos.
• Conocer de forma exacta el nivel de existencias, los movimientos del inventario y la localización de los productos.
• Aumentar la seguridad frente a errores administrativos, deterioros o sustracciones.
• Evitar roturas de stock.
• Ofrecer un mejor servicio de distribución y entrega.

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