Albarán de entrega: ¿qué incluye y para que sirve?

En la gestión empresarial, el albarán de entrega tienen una importancia crucial en la cadena de suministro y en la satisfacción del cliente.

Saber qué son y cómo utilizarlos de manera apropiada puede ayudarte a optimizar tus procesos de entrega y minimizar errores.

En este post, te explicaremos qué es un albarán de entrega, cuál es su función y cómo se diferencia de otros documentos importantes en el ámbito comercial.

¿Qué es un albarán de entrega?

Un albarán de entrega es un documento comercial cuyo objetivo es el de probar que la entrega de un pedido se ha realizado correctamente.

La parte que se encarga de presentar este certificado es el transportista u operador logístico que se encarga de hacer llegar el paquete al destinatario.

Se emplea en situaciones en las que se realiza una transacción comercial y se requiere dejar constancia o prueba de la entrega de la mercancía, de manera que todo el proceso se cierre de manera adecuada. Es decir, funciona como un comprobante legal.

También puede ser utilizado como una forma de comprobación del stock de la empresa, ya que permite llevar un control de las existencias, algo que es útil tanto para el vendedor como para el comprador.

Albarán de entrega y factura comercial: ¿es lo mismo?

A pesar de sus parecidos, el albarán de entrega no es lo mismo que la factura comercial.

Sus diferencias más esenciales son:

• La factura se emite siempre tras hacer lo propio con el albarán.
• El albarán no cuenta con validez fiscal; es decir, no justifica ni prueba pago de impuestos o exenciones; la factura, por su parte, sí.
• Las facturas tienen que incluir forzosamente precios e impuestos correspondientes. En el caso de los albaranes, esto no es obligatorio.
• Después de usar el albarán, no es necesario que se guarde por más tiempo si no se desea. La factura tiene que conservarse, por lo menos, durante los cinco años siguientes.
• Las facturas se precisan para la contabilidad de una empresa, mientras que los albaranes se necesitan para poder llevar un control sobre el volumen de stock y de inventario.
• El albarán prueba la entrega de un pedido, no su pago.

¿Qué ha de incluir un albarán de entrega ideal?

Este documento debe reflejar de manera obligatoria cierta información y determinados datos.

Para ello, cuenta con partes diferenciadas:

• Número de pedido y factura.
• Fecha de envío.
• Datos del destinatario.
• Datos del remitente.
• Zona de origen y destino de la mercancía.
• Tipo de envío.
• Identificación de la empresa logística que efectúa el transporte.
• Peso del paquete.
• Contenido del envío.
• Fecha en la que se recibe.

Aunque es cierto que en ocasiones el precio del producto se incluye, no es obligatorio hacerlo. Esto se debe a que el objetivo del documento no es reflejar el valor de los bienes, sino certificar su correcta entrega.

Además, la copia firmada por el cliente que ha recibido el producto siempre tiene que ser devuelta a la empresa que se ha encargado de la venta.

¿Qué ventajas aporta utilizar albaranes de entrega?

Los albaranes ofrecen múltiples ventajas a la propia compañía que comercializa con los bienes, en especial a nivel logístico, y para el destinatario final del bien.

De esta forma, sus aspectos más positivos son:

• Funciona como una prueba de que se ha realizado la entrega: como ya mencionamos, el albarán de entrega es un documento legal que certifica que los bienes han sido entregados a la persona que corresponda, siempre según las condiciones previamente acordadas por las partes implicadas.
• Sirve para identificar errores: en el caso de que se produzca algún error en el proceso de entrega, este puede identificarse de manera rápida y sencilla a través del albarán.
• Mejora la gestión de la información de los paquetes: hace más sencillo el trabajo tanto para los transportistas, como para los vendedores, compradores y los agentes de aduanas, ya que es una manera muy efectiva de identificar las mercancías.
• Hace más rápidas las devoluciones y los reembolsos: en el caso de que se desee devolver algún producto, el disponer de un albarán de entregar hace más fácil toda la gestión.

¿Estás en busca de soluciones de almacenamiento industrial para tu empresa? ¡En Esnova tenemos justo lo que necesitas!

Somos especialistas en ofrecer soluciones adaptadas a las particulares de cada uno de nuestros clientes, ya que sabemos que no hay dos empresas iguales.

Si deseas obtener más información, te invitamos a visitar nuestra página web o a contactarnos. ¡Estamos deseando ayudarte!